Af Henrik Helweg, Ledelses- og Proceskonsulent og ejer Konsulentvirksomheden Wecompany.

Henrik har stor erfaring i at undervise mange store virksomheder i bl.a. Distanceledelse og Virtuel mødeledelse.

Det globale udbrud af Coronavirus har ikke bare sat en række samfundsmæssige funktioner under pres. Tusindvis af medarbejdere er sendt på ufrivilligt hjemmearbejde og for mange ledere betyder det, at de skal lede anderledes end de plejer. Det betyder, at meget af det vi bare har taget for givet i vores arbejdsmæssige relationer nu udfordres. Derfor er noget af det vigtigste du kan gøre som Leder er at tænke i individer og de enkelte medarbejderes behov lige nu for at kunne skabe succes.

Når vi ufrivilligt sættes i nye arbejdsmæssige situationer, opleves ofte en form for uoverskuelighed, et psykologisk pres og bekymringer om fremtiden. Medarbejdere og ledere er ufrivilligt blevet sat i nye sårbare situationer, der udfordrer vores vante måder at arbejde og samarbejde på. Det er derfor vigtigt, at du som Leder er særligt opmærksom på både de teknologiske og de mellemmenneskelige psykologiske faktorer.

Det betyder at den gensidige forventnings afstemning er supervigtig. Behovet og mulighederne kan være meget forskellige fra den medarbejder som har hjemsendte børn, der kræver opmærksomhed, og andre som måske bedre kan afsætte hele dagen til at yde hjemmefra, men som føler sig ensomme.

Denne guide er til dig som måske er uvant med at lede medarbejdere på andre geografiske lokationer, eller som er usikker på hvordan du bedst griber denne situation an.

1. Styrk relationen

Når medarbejdere i stor skala sendes hjem og skal varetage deres opgaver herfra, er der risiko for at medarbejderen oplever at blive afkoblet organisationen. Noget af det første der trues, er de relationelle forbindelser mellem medarbejderne indbyrdes og mellem dig og dine medarbejdere. Derfor skal du løbende bekræfte relationen, og sikre at dine medarbejdere ikke oplever sig isoleret fra resten af organisationen og fra dig som Leder.

Det er derfor vigtigt, at du med jævne mellemrum tjekker ind på hvordan medarbejderen aktuelt oplever at arbejde hjemmefra. Er der nogle særlige udfordringer, mangler medarbejderen information eller viden, er det vanskeligt at tilrettelægge arbejdsdagen? Eller er medarbejderen bekymret over situationen? Vær opmærksom på at relationer skal vedligeholdes, og at den fysiske distance og det virtuelle samarbejde i særlig grad kræver at du som leder holder fokus på dette.

2. Skab tillid

Tillid er grundlæggende en af de store udfordringer når det drejer sig om det virtuelle samarbejde. Det at vi mennesker ikke er på samme fysiske lokation betyder at rigtig mange informationer ikke tilflyder de som er på andre lokationer eller arbejder hjemmefra. Det at mødes i elevatoren, i kantinen eller på gangen har en kæmpe betydning for hvordan vi opfatter kommunikationen, hvordan vi bearbejder informationer om hinanden, og om vi lige får delt de mere uformelle elementer i samtaler, som skaber sammenhængskraft i en organisation.

Mit bedste råd er derfor at sætte tillidsskabende aktiviteter på dagsordenen. Det betyder, at medarbejderne skal opleve transparens og gennemskuelighed. Det betyder, at vi er åbne og ærlige, siger tingene som de er og det betyder at vi altid inviterer medarbejderens perspektiv ind i samtalen. De vigtigste ingredienser i opskriften på tillid er:

• Pålidelig
• Troværdig
• Ærlighed
• Inddragende
• Lyttende

3. Kommuniker dagligt

Du skal være opmærksom på at der som regel ikke er behov for mindre kommunikation når medarbejdere sidder på andre lokationer – Tværtimod er der behov for mere og en stærkere stukturet kommunikation. Hvis du har mulighed for det, er det en god ide at du dagligt afsætter tid til at afholde såvel individuelle som teammøder. Nogle gange kommer vi i vores fokus på teams og samarbejde til at glemme den enkelte.

Jeg vil anbefale, at du udarbejder en formel kommunikationsplan, der kan skabe en forudsigelig og gennemskuelig struktur for både dig og dine medarbejdere. Lad være med at lade de daglige tilfældigheder være styrende for din kommunikation til og med dine medarbejdere. Sørg for at din kommunikationsplan både har et samarbejdsmæssigt og et individuelt sigte.

4. Parvise supportgrupper

For at styrke den psykologiske robusthed, kan det være en god ide at koble medarbejderne sammen i mindre grupper eller par, som dagligt tjekker op på hinanden og samtaler om de udfordringer og bekymringer som de hver især oplever. I den fysiske verden har vi på daglig basis et utal af individuelle interaktioner, hvor vi lufter vores oplevelser, bekymringer og glæder over for hinanden. Det er vanskeligere i det virtuelle miljø og bør derfor indgå som en del af din organisering og en aktiv kommunikationsplan. Det er en god ide, hvis supportgrupperne har en aftale om at kontakte hinanden på daglig basis og gerne på et fast og forudsigeligt tidspunkt.

5. Det virtuelle møde

Virtuelle møder kræver en strammere struktur for at være effektive. I modsætning til fysiske møder opstår kommunikationen og sparringen nemlig ikke af sig selv, og deltagerne bliver hurtigt passive. Det stiller krav til lederen om en stram og inspirerende agenda med definerede tidspunkter, hvor alle deltagere har en klar opfattelse af hvad vedkommende forventes at byde ind med. Mødelederen skal således på forhånd klart kommunikere hvilket bidrag den enkelte skal forberede eller tage stilling til. Hvis rammen for det virtuelle møde ikke er stram, så kører mødet hurtigt i grøften, og deltagernes opmærksomhed smuldrer.

Hvis det virtuelle møde skal være effektivt, kræver det at alle deltagere bidrager og har forberedt sig på forhånd. Det virtuelle mødes svaghed er nemlig, at det er nemt at koble ud og lave andre ting, og derfor må alle bidrage og tage ansvar i højere grad på et virtuelt møde. Skab en fælles forståelse for den præmis ved at aftale et sæt spilleregler.

 Hellere flere og kortere møder

Virtuelle møder er mere effektive, når de holdes korte – Helst under 1 time. Er der meget som skal diskuteres, så del agendaen op i mindre dele, og hold i stedet en serie af møder. Vi har sværere ved at holde fokus når mødet er virtuelt, og det håndterer du ved at bryde møderne op i mindre bider.

7. Vær punktlig og tal mindre

Sørg for at der er en klar forventning om, at mødedeltagerne gør sig klar til mødet nogle minutter før start. Tjek f.eks. at teknologien virker. Der spildes utrolig meget tid på mødedeltagere, som ikke er logget på når mødet starter, og som for sent opdager en teknisk udfordring.

Sørg at meget talende deltagere behersker sig. Der er ikke noget som er mere dræbende end når enkelte deltagere ”overtager” agendaen og holder lange indlæg. Det kan være udfordrende i det fysiske møde, men det er et absolut ”no – go” i det virtuelle møde, medmindre det er en oplægsholder som kan have brug for lidt mere tid. Sæt eventuelt en timer på 1 – 2 minutter pr. indlæg, og 30 sekunder til eventuelle spørgsmål. Stram styring er nøglen til succes. Når mødet afsluttes (ikke når det åbnes) kan du eventuelt give ordet frit.

8. Den faciliterende mødeleder

I hektiske situationer kan vi nogle gange forfalde til at overinformere. Pas på med det; giv den nødvendige information og brug i stedet tiden på samtale og samarbejde. Når vi er i samme rum er det lettere for os at kommunikere. Derfor stiller det større krav til den virtuelle mødeleders evner som facilitator.

Tænk i forvejen over: Hvordan kan du få sat skub i kommunikationen? Hvordan kan du hjælpe dialogen på vej gennem aktiv inddragelse af de enkelte deltagere i mødet? Regn ikke med at du får noget forærende, og hav en plan for at få dialogen i gang.

9. Anvend de teknologier der understøtter jer bedst

Der findes en lang række teknologier, som er anvendelige, når det drejer sig om at samarbejde virtuelt. Først og fremmest skal I i denne situation ikke eksperimentere, men anvende de teknologier som i forvejen er knyttet til jeres anvendte platform, som f.eks. Office-pakken eller lignende.

Det mest forstyrrende for et virtuelt møde er teknik, der driller. Deltagere som ikke kan logge på. Dårlig belysning, så man ikke kan se hinanden. Jeg kunne blive ved. Hvis man som virksomhed gerne vil konvertere en del af sine møder til virtuelle møder, så skal man investere i at skabe et ordentligt teknisk fundament. Man skal ikke gå ned på udstyr, og man skal sikre uddannelse i virkemidlerne i virksomheden, for ellers bliver mødesikkerheden så udfordret, at det kan blive svært at opnå resultater via virtuelle møder.

Held og lykke med dine møder i det virtuelle rum!