20 dec Din chef skal se godt ud!

Af Annette Klausen Bengtsson, Klausen & Bengtsson.

Om den svære kunst at lede opad!

“Når det regner på præsten, drypper det på degnen”

Sådan siger et gammelt ordsprog, og det er blandt andet ud fra den logik, at mellemlederen skal sikre sig, at få chefen til at se godt ud. Fordi det falder direkte tilbage på mellemlederen, når chefen er i stand til at træffe gode beslutninger.

Og at se godt ud handler naturligvis om, at chefen er klædt godt på til at håndtere de spørgsmål, der stilles i de møder, hun eller han deltager i. Din chef skal være klædt på med de rigtige argumenter og de rigtige faktuelle informationer for at kunne løse sin opgave bedst muligt. Med andre ord skal din chef være velforberedt.

Måske har du hørt nogen sige: “Jeg havde slet ikke de informationer, jeg skulle bruge. Jeg lignede en idiot”. Og jeg tænker, at du selv kender følelsen af at ligne en idiot. At sidde i et møde og føle dig virkelig dum, fordi du ikke ved nok om det, der bliver talt om. Det er en situation, de fleste gerne vil undgå, og du kan faktisk spille en kæmpe rolle i at hjælpe chefen her. I hvert fald på det område, der er dit speciale.

At klæde sin chef rigtigt på

Lige præcis på det område fejlede jeg stort på et tidspunkt da jeg var mellemleder. Min chef på det pågældende tidspunkt fortalte mig en dag at han ikke ville risikere at møde vores direktør på gangen og blive stillet et spørgsmål som han ikke kunne svare på. Samtalen kom op fordi jeg havde udfordret ham på, om den bedste måde at bruge min tid på, var at sidde og opdatere ham flere gange dagligt. Jeg syntes det var spild af min tid at han ville være i tæt dialog med mig konstant. Jeg følte ikke at jeg kunne jeg ikke få tid til at løse mine egne opgaver.

Jeg syntes hans frygt for ikke at kunne svare direktøren var for ekstremt og foreslog ham, at han jo bare kunne sige til direktøren, at han lige skulle finde ud af det, og at han så ville vende tilbage med et svar. Den løsning brød han sig ikke om og fastholdte at han skulle kunne svare på spørgsmål til alle tider. I dag tænker jeg, at det ikke er situationen på gangen han forsøgte at forberede sig på, men mere situationen omkring beslutningsbordet. For når først direktionen sidder der, og der skal træffes beslutninger, så er det ikke nødvendigvis en mulighed at stoppe mødet og sige “Jeg er vist ikke helt klædt på til denne situation, kan vi lige tage 5 minutter så jeg kan blive opdateret af min mellemleder?”. Her forventes cheferne at have styr på detaljerne, så de kan træffe en velovervejet beslutning og gerne hurtigt.

Udover det faktum at chefen skal være klædt på til at træffe beslutninger i beslutningsøjeblikket, kan der også spille en helt anden faktor ind. Nemlig at nogle af dem vil synes, at det er pinligt ikke at have styr på det hele og derfor ikke vil indrømme det. Alene på den baggrund kan der blive truffet beslutninger, som ikke er helt gennemarbejdede.

Hvis jeg kunne hoppe tilbage i tiden og tage samtalen med min chef igen, ville jeg spørge ham, hvilke informationer han skulle fodres med dagligt. Jeg ville spørge ham, hvornår han skulle have dem og hvordan. Og så ville jeg spørge ham hvilke informationer han kunne acceptere ikke at få præsenteret, men vide at han blot kunne løfte røret og ringe efter. På den måde ville vi få en forventningsafstemning af, hvad jeg skulle levere hvornår og hvordan.

For at du kan klæde din chef godt på, skal du først vide, hvad du skal klæde hende eller ham på til. Du skal kende chefens rutiner, mission og mål. Derfor kan du med fordel sætte dig ned og studere chefens færden. Hvilke møder deltager hun i? Hvad skal han levere og til hvem? Hvem er hendes største modstander, og hvordan kan du klæde hende på til at komme igennem den modstand? Spørger han efter bestemte informationer på bestemte tidspunkter? Hvad er hendes svageste punkt, og hvordan kan du kompensere for det? Hvornår kan du bedst få fat i ham? Er det bedst at booke et møde om morgenen eller om eftermiddagen? Foretrækker hun, at du bare lige kigger forbi uanmeldt, eller vil hun hellere have, at du ringer, når hun sidder i sin bil? Kan du planlægge din frokost, så I kan spise sammen et par gange om ugen? Læser han dine e-mails, og skal de være fulde af detaljer eller blot en overordnet beskrivelse?

For hvis ikke du ved, hvad din chef har behov for, inden hun spørger, vil du altid være bagud i forhold til at kunne klæde hende på. Og det vil gøre det sværere for dig at skabe succes som mellemleder. Derfor skal du få skabt dig et godt overblik over din chefs behov og mål, og derefter begynde at fodre ham, så du kommer på forkant. Det er sådan at du skaber rum til at kunne lede opad med succes.