08 dec 6 genveje til stærke virtuelle fællesskaber

Af Lars Pedersen, CEO, Pitstop Management

Få ny inspiration til at sikre stærkere virtuelle fællesskaber i en tid hvor mange er hjemsendte til hjemmekontorerne, og bruger en stol del af arbejdsdagen på virtuelle møder.

Virtuelle teams udfordres af vilkårene

Et team, der helt eller delvis samarbejder på tværs af flere fysiske arbejdssteder, kan som et vilkår have deltagere der arbejder f.eks.:

• på samme tid og på sted
• på samme tid men på forskellige steder
• på samme sted men på forskellige tider
• på forskellige tider og forskellige steder

og derfor kan det være en ekstra stor udfordring at skabe den glæde og energi som de samplacerede kolleger vil opleve.

Den spredte placering og virtuelle organisering giver nogle særlige udfordringer både for deltagere og ledere. Særligt vil jeg fremhæve tre udfordringer:

For det første bliver vores relationer svagere, når vi ikke har et samvær på arbejdspladsen, og det kan igen udfordre tillidsniveauet i teamet eller projektet. Det kræver, at vi særligt arbejder med den uformelle kommunikation og den sociale opmærksomhed.

For det andet udfordrer det virtuelle samarbejde teamets fællesskab. Fokus på de fælles mål og de indsatser som deltagerne hver især skal bidrage med for at nå målet. Dette kræver konstant fokus på at gentage og give feedback på netop det fælles grundlag. Ligeledes må den gensidige afhængighed på tværs af arbejdsstederne gøres synlig og nærværende så den enkelte føler et engagement – også for de kolleger der ikke er synlige i dagligdagen.

Og for det tredje er struktur og kommunikation nødvendige at have fastlagt detaljerede og accepterede regler for. Det kræver at alle er enige om, hvilke medier der anvendes til hvad, hvornår og hvordan.

Hvad vi kan lære af Googles teams?

I Google’s globale organisation har man gennemført et projekt, der skulle identificere mønstre for teams, der ydede høje præstationer. Man arbejdede med et meget målrettet og struktureret team. Der var klare roller, mål og dagsordener til møder, og medlemmer havde tydelige og høje ambitioner og kompetenceniveauer. Man sammenlignede dernæst med teams, der blev set som mere gennemsnitlige Her agerede medlemmerne mere ustruktureret, var mere sociale og uden skarpe grænser på roller og ansvar. Dette teams møder var heller ikke bygget op omkring styring af tid og emner på en dagsorden.

Det blev observeret, at i det første team blev teammedlemmerne ved med at optræde som individer, når de var samlet, og der var ikke meget der pegede i retning af, at teamet kunne skabe synergi i deres fællesskab. Modsat blev det konkluderet for det andet team, at den gensidige anerkendelse og ligeværdighed, sociale opmærksomhed og løse strukturer bidrog til, at fællesskabet var tydeligere og stærkere.

To klare budskaber kommer ud af Googles projekt:

• Teamets medlemmer havde samme taletid når de var samlet. Nogle gange talte alle om det samme emne. På andre tidspunkter skiftede det mellem at lederen og enkelte medlemmer talte mest. Som et resultat viste det sig, at alle havde talt nogenlunde lige meget. Så længe enhver oplevede at have mulighed for at komme til orde, præsterede teamet godt. Men så snart enkelte overtog kommunikationen, faldt den kollektive intelligens.

• Teamets medlemmer havde højt niveau af empati for andre. De viste sig meget kompetente i at afkode andres tilstand baseret på toneleje, udseende og andre nonverbale udtryk. Dette udvikler det forskere kalder ”psykologisk sikkerhed”,der igen hænger sammen med følsomme og følelsesladede samtaler. Når et teams medlemmer føler sig sikre og trygge, så støtter det dem simpelthen i at tale om problemer, bekymringer og indre uro.

Vær virtuelt social

En af tidens eksperter i forandringsledelse er Rick Maurer, og hans budskab er klart og uhyre enkelt. Hvis du vil have mennesker med på dine idéer – og have dem med gennem forandringer – er der tre ting der afgørende påvirker dem til at følge dig:

• De skal forstå budskabet
• De skal kunne lide det, de hører
• De skal kunne lide dig, som er afsender af budskabet

Kommunikation er i et virtuelt fællesskab af langt større betydning end i det samplacerede miljø. I må som team derfor sætte tydelige aftaler op for:

• Hvad I vil kommunikere
• Hvordan I vil udtrykke dette
• På hvilke medier du/I vil kommunikere

Seks enkle genveje til virtuelle fællesskaber

Hvis du leder eller er medlem af et team, der helt eller delvist samarbejder på tværs af flere arbejdssteder, så bring disse spørgsmål op på jeres teammøder. Sørg for at alle deltager aktivt, og at I får skrevet jeres svar ned:

1. 1. Hvor hyppigt skal vi være til stede og bidrage på vores fælles platforme?
   2. Hvor meget og hvordan skal vi kommunikere om, hvad vi laver?
   3. Hvilke typer af spørgsmål skal vi sende, når vi mangler hjælp?
   4. Hvordan og hvor hurtigt giver vi respons i en tråd?
   5. Hvordan bruger vi billeder, video, symboler?
   6. Hvornår kan vi fortolke delinger og opdateringer som spam?

Gør dem til jeres leveregler, og gør dem visuelle i både de fysiske og virtuelle rum.

Rigtig god fornøjelse med arbejdet med at skabe stærkere virtuelle fællesskaber.