28 jan 10 gode råd til distanceledelse af virtuelle møder

Af Henrik Helweg, Ledelses- og proceskonsulent, wecompany.dk

Distance ledelse og virtuelle møder er udfordrende for de fleste Ledere. Mange tror, at man kan kopiere formen på et fysisk møde over i et virtuelt univers. Men det ender ofte ikke godt. Resultatet er uengagerede deltagere og et ringe udbytte. Læs med her og få indblik i forskellen på fysiske og virtuelle møder, samt hvordan du som leder holder værdifulde virtuelle møder.

Den voksende globalisering betyder, at flere og flere danske virksomheder har medarbejdere placeret på forskellige geografiske lokationer. Da det både er dyrt og tidskrævende at samle folk til fysiske møder, stiger mængden af virtuelle møder. Det giver mening, for der er mange penge at spare ved at kommunikere virtuelt.

Et godt eksempel på dette er IKEA, som er gået fra at have cirka 14.000 virtuelle møder til nu at have 190.000 virtuelle møder om året. Det sparede IKEA 75 millioner euro alene på rejseudgifter de tre første år. Derudover sparede IKEA rigtig meget arbejdstid, da nogle medarbejdere før brugte 80 procent af deres arbejdstid på rejse- og mødeaktivitet.

Men før du stirrer dig blind på den potentielle besparelse, må du ikke glemme, at du ikke uden videre kan overføre formen på det fysiske møde til det virtuelle møde. Det kræver noget andet at skabe effektive, virtuelle møder. Denne forskel får du indblik i nedenfor, hvor du får de 10 bedste råd til, hvordan du kan gøre dine virtuelle møder endnu mere effektive.

1. Strammere struktur. Mere forberedelse

Virtuelle møder kræver en strammere struktur for at være effektive. I modsætning til fysiske møder opstår kommunikationen og sparringen nemlig ikke af sig selv, og deltagerne bliver hurtigt passive. Det stiller krav til mødelederen om en stram og inspirerende agenda med definerede tidspunkter, hvor alle deltagere har en klar opfattelse af, hvad vedkommende forventes at byde ind med. Mødelederen skal således på forhånd klart kommunikere hvilket bidrag den enkelte skal forberede eller tage stilling til. Hvis rammen for det virtuelle møde ikke er stram, så kører mødet hurtigt i grøften, og deltagernes opmærksomhed smuldrer.

2. Få styr på teknologien

Det mest forstyrrende for et virtuelt møde er teknik, der driller. Forbindelser der tabes. Deltagere som ikke kan logge på. Dårlig belysning, så man ikke kan se hinanden. Vi kunne blive ved. Hvis man som virksomhed gerne vil konvertere en del af sine møder til virtuelle møder, så skal man investere i at skabe et ordentligt teknisk fundament. Man skal ikke gå ned på udstyr, og man skal sikre uddannelse i virkemidlerne, for ellers bliver mødesikkerheden så udfordret, at det kan blive svært at opnå resultater via virtuelle møder.

3. Invitér kun deltagere som bidrager aktivt

Mødedeltagere som ikke forventes at bidrage aktivt på et virtuelt møde, bør ikke inkluderes. Det er spild af deres tid, og de kan virke forstyrrende for de andre. Afgræns antallet af deltagere til de absolut nødvendige for at sikre et stramt fokus på fremdrift.

4. Den faciliterende mødeleder

Når vi er i samme rum, er det lettere for os at kommunikere. Derfor stiller det større krav til den virtuelle mødeleders evner som facilitator. Hvordan kan du få sat skub i kommunikationen? Hvordan kan du hjælpe dialogen på vej gennem aktiv inddragelse af de enkelte deltagere i mødet? Regn ikke med at du får noget forærende, og hav en plan for at få dialogen i gang.

5. Hellere flere og kortere møder

Virtuelle møder er mere effektive, når de holdes korte – Helst under 1 time. Er der meget, som skal diskuteres, så del agendaen op i mindre dele, og hold i stedet en serie af møder. Vi har sværere ved at holde fokus, når mødet er virtuelt, og det håndterer du ved at bryde møderne op i mindre bidder.

6. Vær punktlig

Sørg for at der er en klar forventning om, at mødedeltagerne gør sig klar til mødet nogle minutter før start. Tjek f.eks. at teknologien virker. Der spildes utrolig meget tid på mødedeltagere, som ikke er logget på, når mødet starter, og som for sent opdager en teknisk udfordring.

7. Storrumskontorer og virtuelle møder er et dårligt match

Det er stærkt forstyrrende for både mødedeltagerne og omgivelserne, hvis man forsøger at deltage i et virtuelt møde, mens man sidder i et storrumskontor. Foreslå i stedet deltagerne at booke et mødelokale, så de har en rolig ramme og ikke forstyrrer deres kollegaer.

8. Det virtuelle møde er ikke altid det rigtige

Nogle problemstillinger er så komplekse, at det bliver for svært at holde dem virtuelt. Det kan være mødetyper, hvor der indgår meget diskussion og innovation, og hvor udbyttet er størst, hvis man kan bygge videre på hinandens ideer. Her kan det virtuelle møde komme til kort, eller det kan være nødvendigt at kombinere fysiske og virtuelle møder.

9. Større krav til deltagerne

Hvis det virtuelle møde skal være effektivt, kræver det at alle deltagere bidrager og har forberedt sig på forhånd. Det virtuelle mødes svaghed er nemlig, at det er nemt at koble ud og lave andre ting, og derfor må alle bidrage og tage ansvar i højere grad på et virtuelt møde. Skab en fælles forståelse for den præmis ved at aftale et sæt spilleregler.

10. Typisk bedst med få deltagere

Hvis der er mange deltagere på et virtuelt møde, bliver det hurtigt nemt at være passiv. Derfor er det min oplevelse, at de bedste virtuelle møder har et begrænset antal deltagere. Hvis der er mange involveret, så prøv i stedet at dele møderne op og viderebringe viden fra møde til møde.

Held og lykke med distanceledelse af dine møder i det virtuelle rum.